Tietosuojaseloste
Tässä selosteessa kerrotaan, miten Loviisan Taideyhdistys - Lovisa Konstförening ry käsittelee henkilötietoja verkkosivustollaan ja siihen liittyvissä palveluissa. Seloste on laadittu Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679 eli yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti.
1 Rekisterinpitäjä
Loviisan Taideyhdistys - Lovisa Konstförening ry
Kuningattarenkatu 18, 07900 Loviisa
sihteeri@loviisantaideyhdistys.fi
Tietosuojaa koskevissa asioissa voit ottaa yhteyttä yhdistyksen sihteeriin yllä olevaan sähköpostiosoitteeseen.
2 Mitä tietoja käsittelemme ja miksi
Jäsenluettelo ja jäsenhakemukset
Yhdistyksen on pidettävä luetteloa jäsenistään. Yhdistyslain (503/1989) 11 §:n mukaan jäsenluetteloon merkitään jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Lisäksi tallennamme sähköpostiosoitteen ja halutessasi puhelinnumeron yhteydenpitoa varten. Jäsenluetteloa ylläpidetään Gruppo Software Oy:n Gruppo-palvelussa.
Jäsenhakemus lähetetään verkkosivuston lomakkeella. Lomakkeen tiedot välitetään sähköpostitse yhdistyksen sihteerille, ja ne tallentuvat myös sivuston tietokantaan. Jäseneksi hyväksymisestä päättää yhdistyksen hallitus.
Käsittely perustuu yhdistyslain mukaiseen velvollisuuteen pitää jäsenluetteloa (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta) ja jäsenyyteen (6 artiklan 1 kohdan b alakohta).
Näyttelyhakemukset
Galleria Theodorin näyttelyaikoja haetaan verkkosivuston lomakkeella. Käsittelemme hakijan nimen ja yhteystiedot, tiedon jäsenyydestä, muiden näyttelyyn osallistuvien taiteilijoiden nimet, kotisivun ja sosiaalisen median osoitteet sekä näyttelyn kuvauksen. Tiedot välitetään sähköpostitse yhdistykselle, ja ne tallentuvat myös sivuston tietokantaan.
Käsittely on tarpeen hakemuksen arvioimiseksi ja näyttelystä sopimiseksi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Jos ilmoitat hakemuksessa muiden taiteilijoiden nimiä, kerro heille tästä selosteesta.
Uutiskirje
Uutiskirjeen voi tilata sähköpostiosoitteella. Tilaus tehdään Gruppo Software Oy:n Gruppo-palvelussa, joka lähettää uutiskirjeet yhdistyksen puolesta. Käsittelemme sähköpostiosoitteesi ja muut tiedot, jotka annat tilauslomakkeella.
Käsittely perustuu suostumukseesi (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta). Voit peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa jokaisen uutiskirjeen lopussa olevasta linkistä.
Yhteydenotot
Kun lähetät meille sähköpostia, käsittelemme viestiäsi ja yhteystietojasi asian hoitamiseksi. Käsittely perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun vastata yhteydenottoihin (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta).
Verkkosivuston käyttö
Kun käytät sivustoa, palvelin tallentaa lokitiedostoihin teknisiä tietoja, kuten IP-osoitteen, käyttöajan ja selaimen tiedot. Niitä käytetään sivuston toiminnan ja tietoturvan varmistamiseen, mikä on yhdistyksen oikeutettu etu (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan f alakohta). Lomaketta lähetettäessä tallentuu myös lähettäjän IP-osoite.
3 Evästeet
Sivusto käyttää vain evästeitä, jotka ovat välttämättömiä sen toiminnalle:
- pll_language muistaa valitsemasi kielen, suomen tai ruotsin. Eväste säilyy vuoden.
- Kirjautuneille ylläpitäjille WordPress asettaa kirjautumisen edellyttämät evästeet.
Emme käytä analytiikka- tai markkinointievästeitä.
4 Tietojen vastaanottajat ja käsittelijät
Emme myy henkilötietoja emmekä luovuta niitä markkinointiin. Seuraavat palveluntarjoajat käsittelevät tietoja yhdistyksen puolesta:
- Planeetta Internet Oy (Domainhotelli), Suomi: verkkosivuston palvelin ja yhdistyksen sähköposti.
- Gruppo Software Oy, Suomi: jäsenluettelo, uutiskirje ja taidelainaamo.
Yhdistyksen jäsenelle on yhdistyslain 11 §:n mukaan pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua jäsenluetteloon merkittyihin jäsenten nimiin ja kotipaikkoihin.
5 Säilytysajat
- Jäsenluettelon tiedot säilytetään jäsenyyden ajan, ja ne poistetaan viimeistään vuoden kuluessa jäsenyyden päättymisestä. Jäsenmaksuja koskevat kirjanpitotiedot säilytetään kirjanpitolain (1336/1997) mukaisesti vähintään kuusi vuotta.
- Jäsenhakemukset poistetaan sivuston tietokannasta kolmen kuukauden kuluttua lähettämisestä.
- Näyttelyhakemukset säilytetään, kunnes näyttelykauden ohjelma on vahvistettu. Hyväksyttyjen hakijoiden tiedot säilytetään näyttelyn ajan, ja ne poistetaan viimeistään vuoden kuluttua näyttelyn päättymisestä kirjanpitoon kuuluvia tietoja lukuun ottamatta.
- Uutiskirjeen tilaajan tiedot säilytetään, kunnes tilaus perutaan.
- Sähköpostiviestit säilytetään niin kauan kuin asian hoitaminen edellyttää.
- Palvelimen lokitiedot säilytetään palveluntarjoajan käytännön mukaisesti.
6 Tietojen siirto Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
7 Oikeutesi
Sinulla on oikeus:
- saada tieto siitä, mitä tietoja sinusta käsitellään, ja saada niistä jäljennös;
- vaatia virheellisten tietojen oikaisemista;
- vaatia tietojesi poistamista, jos niiden käsittelylle ei enää ole perustetta;
- vaatia käsittelyn rajoittamista tietosuoja-asetuksessa säädetyissä tilanteissa;
- vastustaa käsittelyä, joka perustuu yhdistyksen oikeutettuun etuun;
- saada antamasi tiedot koneluettavassa muodossa, kun käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen; ja
- peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen.
Pyynnöt voit lähettää osoitteeseen sihteeri@loviisantaideyhdistys.fi. Vastaamme viimeistään kuukauden kuluessa.
Jos katsot, että henkilötietojesi käsittely rikkoo tietosuojasääntelyä, voit tehdä valituksen valvontaviranomaiselle eli tietosuojavaltuutetulle (tietosuoja.fi).
8 Onko tietojen antaminen pakollista
Jäsenhakemuksessa pakollisia tietoja ovat nimi, kotipaikka ja sähköpostiosoite: nimi ja kotipaikka, koska yhdistyslaki edellyttää niiden merkitsemistä jäsenluetteloon, ja sähköpostiosoite yhteydenpitoa varten. Muut tiedot ovat vapaaehtoisia tai tarpeen vain kyseisen palvelun, kuten uutiskirjeen, käyttämiseksi. Ilman pakollisia tietoja jäsenhakemusta ei voida käsitellä. Emme tee automaattisia päätöksiä emmekä profiloi.
9 Selosteen muuttaminen
Päivitämme selostetta, kun henkilötietojen käsittely muuttuu. Seloste on päivitetty viimeksi 28.9.2026.